Informationen zum Datenschutz für Arztpraxen nach Art. 13 sowie 14 DSGVO
AvisCode GmbH (im folgenden AvisCode genannt) verarbeitet personenbezogene Daten von Vertragspartnern (Arztpraxen und deren Ansprechpersonen) gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
1. Name und Kontakdaten der verantwortlichen Stelle sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Verantwortliche Stelle: AvisCode GmbH, Maria-Montessori-Allee 2, 63457 Hanau, Geschäftsführer: Felix Vogel Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von AvisCode ist per E-Mail unter datenschutz@aviscode.de oder unter oben genannter Anschrift erreichbar. Eine Kommunikation per E-Mail kann Sicherheitslücken aufweisen. Daher raten wir davon ab sensible Daten per Mail zu versenden.
2. Zwecke der Datenverarbeitung durch AvisCode GmbH
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des Dienstleistungsverhältnisses zwischen Ihrer Praxis und AvisCode, insbesondere zur:
- Verwaltung von Praxisstammdaten und Ansprechpartnern,
- Erstellung, Übermittlung und Speicherung von Praxis- und Patientenrechnungen,
- technischen Konfiguration Ihrer Abrechnungsdaten (z. B. Mahnstufen, Rechnungskopf, Logo, Bankverbindung),
- Speicherung und Verarbeitung der von Ihnen zur Verfügung gestellten Patientenrechnungen,
- Übermittlung von Supportinformationen, vertraglichen Dokumenten und Systemkommunikation.
3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen),
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten),
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer reibungslosen Kommunikation, Systembetrieb undrechtlichen Absicherung).
Die Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten (z. B. Ausweiskopien zur Identifikation) erfolgt nur, soweit dies zur zweifelsfreien Verifikation der Ansprechperson erforderlich ist, auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
4. Kategorien verarbeiteter Daten
AvisCode verarbeitet im Rahmen des Vertragsverhältnisses mit Ihrer Praxis verschiedene personenbezogene und abrechnungsbezogene Daten, insbesondere:
- Praxisbezogene Daten, wie z. B. Praxisname, Fachrichtung, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Kontodaten undSteuerdaten
- Daten der Ansprechpersonen, wie z. B. Vor- und Nachname, berufliche Kontaktdaten (E-Mail-Adresse,Telefonnummer) sowie Identitätsnachweise (z. B. Ausweiskopie)
- Abrechnungsbezogene Informationen, wie z. B. Rechnungsköpfe, Logos, Mahnstufen sowie Versand- undDokumentationseinstellungen
- Übermittelte Rechnungsinhalte, d. h. sämtliche Rechnungs- und Mahndokumente, die von Ihrer Praxis zurWeiterverarbeitung übermittelt oder von AvisCode für Sie erstellt wurden.
Diese Aufzählung ist beispielhaft und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es können im Rahmen der Leistungserbringung weitere Datenarten verarbeitet werden, soweit diese zur Vertragserfüllung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind.
5. Kategorien von Empfängern der Daten
Innerhalb der AvisCode GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Vertragserfüllung oder zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen (z. B. technische Administration, Kundenbetreuung, Abrechnung). Darüber hinaus erfolgt ggf. eine Weitergabe personenbezogener Daten an folgende Kategorien von Empfängern:
- IT-Dienstleister, insbesondere zur Speicherung, Sicherung und Bereitstellung der Systeme:
- Amazon Web Services Germany GmbH, Domagkstr. 28, 80807 München – Speicherung und Backup inAWS S3 (Serverstandort: Deutschland)
- netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe – Hosting der Anwendung von AvisCode (Serverstandort: Deutschland)
- Post- und Versanddienstleister:
EMAILBRIEF GmbH, Von-Ketteler-Straße 45, 67112 Mutterstadt – Versand von Rechnungen, Stornorechnungen und Mahnungen in Papierform - Kommunikationsdienstleister:
Zoho Corporation GmbH, II. Hagen 7 45127 Essen – E-Mail-Kommunikation (z. B. Versand vonRechnungen, Abrechnungen, Informations-E-Mails); Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU - Externe Berater und Stellen im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen:
- Steuerberater, Wirtschaftsprüfer (z. B. für steuerliche Prüfungen)
- Rechtsanwälte, Gerichte, Behörden (z. B. bei rechtlichen Auseinandersetzungen oder behördlichen Anfragen)
Mit allen externen Dienstleistern besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.
6. Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie darüber hinaus gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert (z. B. nach HGB oder AO bis zu 10 Jahre). Daten, die zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich sind, können auch darüber hinaus gespeichert werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
7. Betroffenenrechte
Sie haben als betroffene Person jederzeit folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
8. Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung Ihrer Praxis- und Ansprechpartnerdaten ist zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Daten ist die Leistungserbringung durch AvisCode nicht möglich.